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      会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。

      会议策划的基本内容:
      1、为您具体分析各种情况作出最完美的会议策划;
      2、根据会议的级别,为您选择会议举办地;
      3、根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;
      4、根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。

      会议策划的流程
      1、搞清楚“想法”会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息,通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。

      2、搞清楚“思路”
      从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,但无论参与者有多少,一定要确认一个有经验的项目负责人,想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰,经验不到位,往往从策划的一开始,就会在众多的意见、指导中迷失方向。
      在你筹划的思路理清后,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了。

      3、会议地址的选择会场的选择,直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次,这也是随后进一步策划方案的基础,选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?改革开放后,人民大会堂开始面向商业活动开放。为了突出会议的权威性,彰显企业的高端形象,建议企业举行重大会议活动选择高端场地。

      会议场所的选择:

      1、列出可供选择的清单必须制作一个会议场所清单表,清单表上需注明会议要求的所有重要条件,便于各个场所的比较和选择。这一方面,也可以参考SINO-MEETING的会场搜索系统,该系统内的数据将对选择场地的过程,大大提高效率。

      2、根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境;重大的奖励、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜;对于交易会和新产品展示会,需要选择有展示空间的场所,会场交通必须便利等等。

      3、亲临现场实地考察考察场地非常重要,要做好充分的准备,要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;要对会议中的重要流程和环节心中有数,在考察场地的时候,能问到的问题越多,今后出现风险的机率就越低。

      4、会议整体规划确定了场地,策划的工作就进入了快车道,通过以下步骤,整个会议策划方案就会很快出炉了:整体策划框架草拟,按照之前的工作和现有的所有信息,先把整个会议的流程和方案想象出来,越具体越好招开策划动脑会,这个会议上,你需要把专业的会议策划人士找来,比如SINO-MEETING;也要把主要的决策人员找来,在你的草拟方案基础上,展开讨论和动脑落稿-再讨论-修正-再讨论,一般,从第一稿的策划书到最后落实的方案,如果策划人员经验到位的话,最多3次往返讨论,就可以把方案细化到执行层面,是否到了细化到了执行面,关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重要的执行文件。

     

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